4 Tips om herleidbaarheid van projectinformatie te vergroten
Onzekerheid is een gegeven in projecten in de bouw. Een project loopt zelden precies zoals voorspeld. Denk aan onvoorspelbare weersomstandigheden, veranderende eisen van de opdrachtgever en uitval of verloop van personeel.
Vaak zijn deze veranderingen een geleidelijk proces en grijp je als projectleider pas in als er sprake is van significante invloed op mijlpalen of budget. In dit artikel gaan wij dieper in op manieren om herleidbaarheid van projectinformatie te vergroten waardoor jij beter bij kunt sturen tijdens het bouwproject.
Praktijkvoorbeeld waarbij informatie niet herleidbaar was
Ken je dat? Je bent je project gestart maar de opdrachtgever verandert regelmatig zijn eisen en wensen. Om teleurstelling te voorkomen accepteer je dit de eerste keren, maar op een gegeven moment is de impact aanzienlijk en moet je ingrijpen.
In andere gevallen heb je maar weinig ruimte om in te grijpen, of is het helemaal niet mogelijk. Denk aan bijvoorbeeld weersomstandigheden die de planning beïnvloeden. Als je dan niet scherp bijhoudt wanneer er niet gewerkt is als gevolg van slecht weer, is het lastiger te bepalen wat de uiteindelijke impact is op tijd, budget en scope van het project.
Kortom, herleidbaarheid van projectinformatie is van groot belang. Hier vind je 4 manieren om herleidbaarheid van projectinformatie te vergroten.
1. Structureer informatie
Veel projectleiders schrijven informatie in projectplannen nog uit op papier. Hierdoor is het vaak lastig om informatie te structureren en uiteindelijk te herleiden waar de realiteit de plannen inhaalt.
Door te werken met informatiestructuren wordt dit eenvoudiger. Denk aan Work Breakdown Structures, Product Breakdown Structures, System Breakdown Structures, Object Breakdown Structures, etc. Bijkomend voordeel: door het uitwerken van de structuren ben je vaak ook vollediger.
2. Denk aan de triple constraint: tijd, geld én scope
Wees je bewust van de mogelijke impact van veranderingen. Vaak hebben veranderingen invloed op de planning, het budget én de scope van het project. Het is daarom van belang om op al deze aspecten informatie bij te houden.
Wil je nog vollediger zijn? Denk dan aan de GROTICK-aspecten (Geld, Risico’s, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit/Scope). Met name risico’s worden vaak vergeten, terwijl veranderingen vaak direct invloed hebben op het risicoprofiel van het project.
3. Denk integraal
Vaak zien we dat organisaties door hun aard, verschillend omgaan met verscheidene aspecten. Zo wordt geld vaak gedetailleerd bijgehouden, maar voor de aspecten tijd en scope loopt dit sterk uiteen.
Om duidelijker informatie te herleiden naar het juiste aspect, is het van belang om binnen de organisatie te bepalen aan welke eisen de sturingsinformatie moet voldoen.
We pakken nog even het eerder genoemde voorbeeld erbij waarbij een project te maken heeft met slecht weer. Dan is het zeker prettig als je een heel gedetailleerde masterplanning hebt waaruit je goed kunt afleiden wat de vertraging veroorzaakt.
Maar zonder informatie over de kosten die hiermee gemoeid zijn, heb je nog geen integraal inzicht. Misschien zijn er wel mogelijkheden om de verloren tijd goed te maken door onderdelen van het project (scope) te annuleren omdat ze minder cruciaal zijn. Zonder te weten wat deze onderdelen zijn en de bijbehorende kosten kun je eigenlijk geen goed onderbouwd besluit nemen.
Kortom: het is vaak belangrijker om over alle aspecten íets te weten, dan over sommige niets.
4. Hou rekening met wat je nog niet weet
In bouwprojecten zijn er regelmatig onbekende factoren waar je nog geen of weinig informatie over hebt. Wees je hiervan bewust en hou hier rekening mee.
Door deze onbekende factoren te benoemen blijkt het vaak al mogelijk om een inschatting te maken van scope, tijd en geld dat hiermee gemoeid gaat.
Het onderkennen van dit gegeven is vaak al voldoende, waardoor je een grove inschatting van de benodigde tijd en het benodigde geld kunt maken. Door deze onbekende factoren op de radar te houden, voorkom je dat je later verrast wordt en het onderdeel een grotere impact heeft dan gedacht.
Wil je ook duidelijk herleidbare projectsturingsinformatie?
Wil je ook duidelijk kunnen herleiden welke impact veranderingen hebben op de aspecten tijd, geld en scope?
Simjo helpt je de basisrapportage snel op orde te brengen en efficiënter en effectiever je tijd voor het bouwproject in te zetten. Hoe? Wij integreren data uit tools van Oracle, SAP, CODA, TIM, MS Project, Primavera en Relatics en structureren projectinformatie automatisch. Hierdoor bespaar je tijd en wordt projectsturing wel erg eenvoudig. Met één druk op de knop genereer je jouw periodieke voortgangsrapportages en bespaar je jezelf een hoop frustratie!
Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?
Meld je dan aan als beta tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.
