De beste tips voor projectadministratie in de bouw
Projectadministratie in de bouw omvat het verzamelen, vastleggen, organiseren en beheren van alle documenten en informatie die relevant zijn voor een bouwproject.
Het doel van projectadministratie (ook wel projectinformatiemanagement genoemd), is om alle informatie op een gestructureerde en toegankelijke manier te beheren.
Zo zijn alle betrokken partijen altijd op de hoogte van de voortgang van het project en is het makkelijker eventuele problemen tijdig te identificeren en op te lossen.
Wat kun je administreren in een bouwproject?
Nu je weet wat het doel is van projectadministratie, vraag je je misschien af wat je dan allemaal moet administreren. Hier zetten we de belangrijkste onderdelen graag voor je op een rij.
1. Contracten en afspraken
Alle contracten, overeenkomsten en afspraken met betrokken partijen hou je bij. Inclusief de contractduur, betalingsvoorwaarden en verantwoordelijkheden.
2. Planning
Een gedetailleerde planning met de benodigde activiteiten, mijlpalen en deadlines stel je vast en hou je tijdens het project bij.
Lees ook: de voordelen van een masterplanning voor jouw bouwproject.
3. Budgettering
Het vaststellen van het budget en het monitoren van de kosten van alle aspecten van het project. Zoals arbeidskosten, materiaalkosten, transportkosten en andere kosten.
Lees ook: Budgetoverschrijding in bouwprojecten: aandachtspunten en tips
4. Materiaalbeheer
Het bijhouden van de hoeveelheid en de kwaliteit van de materialen die nodig zijn voor het bouwproject, inclusief de leveranciersinformatie en de kosten.
5. Risicobeheer
Het identificeren van mogelijke risico’s en het opstellen van een plan om deze te beperken of te elimineren.
Lees ook: In vijf stappen naar een beter risicomanagement van het bouwproject
6. Communicatie
Het bijhouden van alle communicatie met betrokken partijen, zoals leveranciers, aannemers, opdrachtgevers en toezichthouders.
7. Rapportage
Het opstellen van periodieke rapportages over de voortgang van het project, inclusief de kosten, planning en mogelijke risico’s.
De 5 voordelen van projectadministratie in de bouw
Je kunt er natuurlijk voor kiezen bovenstaande onderdelen niet allemaal, of niet even grondig te administreren. Toch zijn er een aantal belangrijke voordelen als je je projectadministratie en informatiemanagement goed op orde hebt. We sommen ze hier voor je op.
1. Betere controle over het bouwproject
Met een goede projectadministratie heeft het projectteam een beter inzicht in de voortgang van het project. Het helpt om alle belangrijke aspecten van het project bij te houden, zoals de planning, budgettering en het beheren van risico’s. Hierdoor merk je eventuele problemen tijdig op en is het eenvoudiger het project op koers te houden.
2. Kostenbesparing
Door het bijhouden van de kosten en het monitoren van het budget, kun je tijdig ingrijpen bij overschrijdingen en eventuele wijzigingen, en kun je efficiënter werken.
3. Verbeterde communicatie
Als je alle belangrijke documenten en communicatie netjes bijhoudt helpt dit om de communicatie tussen de verschillende betrokken partijen te verbeteren. Ook voorkom je hiermee eventuele misverstanden.
4. Betere besluitvorming
Met een goede projectadministratie heb je als projectmanager toegang tot alle belangrijke informatie die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen. Hierdoor kun je de juiste keuzes maken op het juiste moment en ben je beter in staat het project op de meest effectieve manier aan te sturen.
5. Verhoogde transparantie
Alle documenten en informatie zijn beschikbaar voor de betrokken partijen, waardoor iedereen op de hoogte is van de voortgang van het project. Dit draagt bij aan een betere samenwerking.
Kort samengevat draagt goed informatiemanagement in de bouw bij aan een beter georganiseerd, efficiënter en succesvoller bouwproject.
Tips bij het opzetten van een projectadministratie in de bouw
Het opzetten van een projectadministratie is een belangrijke taak die je zorgvuldig moet uitvoeren. Hieronder volgen enkele stappen die je kunt volgen bij het opzetten van jouw bouwprojectadministratie.
- Definieer de doelstellingen van het project en de vereisten die nodig zijn om deze te bereiken. Maak een overzicht van alle belangrijke activiteiten die nodig zijn voor het project en de uit te voeren taken.
- Stel een projectteam samen dat verantwoordelijk is voor het opzetten en beheren van de projectadministratie. Het helpt als die teamleden al enige ervaring hebben in projectmanagement van bouwprojecten.
- Kies geschikte projectmanagement software die je helpt overzicht en inzicht te krijgen in alles wat er moet gebeuren. Niet zeker welke software je nodig hebt? Lees ook: Hoe kies je de juiste projectmanagement software voor jouw bouwproject?
- Stel een gedetailleerd projectplan op met daarin alle uit te voeren activiteiten en de deadlines voor het voltooien ervan. Het projectplan moet een duidelijke planning, budgettering, risicobeheer en communicatieplan bevatten.
- Maak gebruik van checklists om ervoor te zorgen dat je niets over het hoofd ziet.
- Gebruik standaarden om de consistentie van de projectadministratie te waarborgen. Gebruik bijvoorbeeld standaard documenten en sjablonen of hanteer een standaard benadering voor het vastleggen van informatie.
- Documenteer en beheer alle documenten die betrekking hebben op het project, inclusief contracten, facturen, bestellingen, bouwtekeningen en correspondentie. Het is belangrijk om alle documenten op een gestructureerde manier op te slaan en te beheren.
- Monitor regelmatig de voortgang van het project en rapporteer de resultaten aan alle belanghebbenden. Maak rapporten met informatie over de voortgang van het project, de kosten, de planning en de risico’s.
- Zorg voor goede communicatie tussen alle betrokken partijen en zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de voortgang van het project. Maak ook duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheden van alle partijen.
- Evalueer de projectadministratie regelmatig en identificeer mogelijke verbeterpunten. Dit helpt je bij het verbeteren van de efficiëntie en de kwaliteit van de projectadministratie en kan bijdragen aan het succes van je bouwproject.
Lees ook: de 80/20 regel in bouwprojectmanagement
De meest voorkomende valkuilen
Hoewel een goede projectadministratie een belangrijk instrument is voor het succesvol uitvoeren van een bouwproject, zijn er ook enkele aandachtspunten om rekening mee te houden.
Onvoldoende betrokkenheid
Als de verschillende partijen niet voldoende betrokken zijn bij de projectadministratie, kan dit leiden tot onvolledige of onnauwkeurige informatie.
Onjuiste of onvolledige documentatie
Als de documentatie niet correct of onvolledig is, kan dit leiden tot vertragingen of onnauwkeurige beslissingen.
Onvoldoende gebruik van projectmanagement software
Als de projectmanagement software niet goed wordt gebruikt of als het niet geschikt is voor het project, kan dit leiden tot fouten of onnauwkeurigheden in de projectadministratie. Het is daarom belangrijk om een geschikte software-oplossing te kiezen en ervoor te zorgen dat alle teamleden goed getraind zijn in het gebruik ervan.
Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?
Simjo is projectmanagement software, speciaal ontwikkeld voor projectmanagers en projectteams in de bouw. Bekijk hier hoe Simjo jouw werk vereenvoudigt. Of meld je aan als Simjo tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.
