In vijf stappen naar een beter risicomanagement van het bouwproject
Risico is een constante factor bij bouwprojecten en komt voor in alle soorten en maten. Er zijn vaak talloze variabelen in het spel. Dit kan variëren van onvoorspelbare weersomstandigheden en personeelstekorten of -uitval. Tot onverwachte gebeurtenissen op lokaal, regionaal, nationaal niveau of zelfs wereldwijd waarbij er gevolgen zijn voor materiaalprijzen of er effect is op de toeleveringsketen.
Projectrisico in de bouwsector kent nog wel eens een ad-hoc aanpak en daardoor is het soms lastig risico’s in te schatten. Of je komt er te laat achter en hebt vervolgens minder tijd om bij te sturen. Als gevolg hiervan hebben bouwprojecten vaak te maken met budgetoverschrijding en vertraging in de planning.
Lees ook: wat is budgetoverschrijding in bouwprojecten?
Hoe pak je risicobeheersing in bouwprojecten dan wel goed aan? Want niet alleen is het prettig eventuele risico’s op tijd in kaart te hebben, het stelt je ook in staat om mee te bewegen met veranderende marktomstandigheden.
Ingrediënten van een effectieve risicobeheerstrategie
Risicomanagement overstijgt vaak het project dat een duidelijke kop- en staart heeft en bijbehorende planning, budget en scope. Een project kan ook onderdeel zijn van een groter programma. Risico’s die plaatsvinden op programmaniveau hebben dan ook impact op projectniveau, maar zijn niet altijd duidelijk zichtbaar.
Zo kan het gebeuren dat een project voorloopt in de planning of dat je inloopt op het budget, terwijl het bij een ander project allemaal uitloopt, zowel in budget als in planning.
Stappenplan voor optimaal risicomanagement van bouwproject
Daarom is het belangrijk onderlinge verbanden op projectniveau in de gaten te houden zodat je tijdig kunt bijsturen. Want vroegtijdig signaleren van risico’s stelt je in staat te evalueren en bij te sturen. Met onderstaande vijf stappen optimaliseer je jouw risicomanagement in je bouwproject.
Zowel op project- als op programmaniveau is het uitgangspunt om risico’s vroegtijdig te onderkennen en vaak te evalueren. Wij hebben een proces van vijf stappen gedefinieerd om in deze behoefte te voorzien:
1. Breng de risico’s in kaart
In de meest ideale situatie heb je vanaf de start van je bouwproject de risico’s geïdentificeerd. Niet alleen omdat een risico een mogelijke bedreiging is: het kan ook een kans zijn.
2. Scoor de risico’s
Probeer goed in te schatten of eventuele gebeurtenissen een grote kans van optreden hebben en/of een grote impact hebben. Dit zijn de situaties waarop je je idealiter moet voorbereiden en waar je rekening mee moet houden.
Bepaal dus hoe groot de kans van optreden is en wat de impact is op tijd, budget en scope als zich de situatie voordoet. Geef ieder geïdentificeerd risico een score mee, waarbij geldt dat hoe hoger de kans van optreden en hoe groter de impact, hoe hoger de risicoscore is.
Dit is vooral interessant als je bouwproject groter is en er meerdere afzonderlijke risico’s zijn. De risicoscore is dan een goede draadmeter om de juiste prioriteiten te stellen.
Om je te helpen de kans van optreden in te schatten en de bijbehorende impact op budget, tijd en scope, is het invullen van What-if scenario’s een goede oefening.
3. Bepaal je beheersmaatregel(en)
Als je de risico’s en bijbehorende score in kaart hebt, is het belangrijk te bepalen wat je beheersmaatregelen worden als de risico’s optreden. Bepaal welke acties nodig zijn om het risico te verkleinen of te elimineren. Focus hierbij vooral op de scenario’s met de hoogste risicoscore, zodat je de juiste risico’s prioriteit geeft.
Houd er rekening mee dat sommige risico’s niet geheel zijn uit te sluiten. Denk bijvoorbeeld aan een harde deadline voor een bouwproject waardoor je in een ongunstig jaargetijde moet doorbouwen met bijbehorende temperaturen of weersomstandigheden. Wel kun je dan extra reserves inbouwen.
4. Communiceer je plannen
Nadat je alle risico’s in kaart hebt, de risicoscore bepaald is en je een beheersmaatregel hebt uitgewerkt, is het belangrijk dat iedereen in je team op de hoogte is van je risicobeheerstrategie.
Communiceer je plannen met alle betrokkenen en leveranciers. Wees proactief in je aanpak en hou risico’s onder controle, zelfs als ze niet volledig beheersbaar zijn. Dit helpt je om op tijd in gesprek te gaan met partijen waar een afhankelijkheidsrelatie is. Ook stelt dit je in staat op tijd mogelijke acties met je opdrachtgever te bespreken en hierop voorbereid te zijn waardoor je budgetoverschrijding voorkomt.
5. Monitoren en bijsturen
In veel gevallen treden risico’s in korte tijd op, of ontwikkelt een issue zich tot groot risico. Als projectleider is het daarom van belang dat je regelmatig een vinger aan de pols houdt door te evalueren en bij te sturen. Zeker als de omstandigheden veranderen.
Hoe meer ervaring je hebt, hoe makkelijker het wordt om risico’s juist in te schatten en te weten welke bijsturing en acties goed of minder goed uitpakken.
Een structureel proces waarbij risicobeheer centraal staat en regelmatig evaluaties plaatsvinden, helpt om risico’s tijdig in het vizier te krijgen en daarop bij te sturen.
Conclusie
Risicobeheer is een analytisch en dynamisch proces, gebaseerd op vele variabelen met impact op meerdere domeinen (onder andere scope, budget en tijd). Risicomanagement voor bouwprojecten vereist een structurele analytische aanpak, het goed beoordelen van beschikbare informatie en het kunnen denken in scenario’s. Daarnaast moet je ook flexibel kunnen meebewegen met daadwerkelijke veranderingen.
Ervaring in risicomanagement biedt steeds betere inzichten en draagt eraan bij dat risico’s in de toekomst steeds beter in te schatten zijn.
Lees ook: de toekomstige rol van AI in bouwprojectmanagent
Ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?
Meld je dan aan als beta tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.
