Onboarding 10: Facturen en verplichtingen

In deze video zie je hoe je facturen en verplichtingen registreert in Simjo. Log in bij Simjo, ga naar jouw project en in het menu naar Geld.

Eerder heb je de basis gelegd voor het financiële overzicht door het invullen van budget en verwachte kosten per structuur item. Bovenin beeld zie je dat de Prognose einde werk een optelsom is van Werkelijke kosten, Openstaande verplichtingen en de Verwachte kosten. Door het registreren van facturen en verplichtingen vullen we de eerste 2 velden, zodat een volledig en actueel beeld ontstaat van de Prognose einde werk en het Resultaat per structuur item.

Let op: deze zomer lanceren we de functie om facturen en verplichtingen te importeren uit jouw financieel systeem. Tot die tijd worden facturen en verplichtingen handmatig geregistreerd.

We starten met het registreren van verplichtingen. Verplichtingen zijn opdrachten die zijn verstrekt, het betreft dus specifieke verwachte kosten die je met grote zekerheid gaat maken. Om die reden kun je deze apart registreren en de uitputting bewaken.

Om een verplichting te registreren klik je op het structuur onderdeel waar de verplichting betrekking op heeft. Dit kan op elk niveau in de structuur.

Klik rechtsboven in beeld op ‘Nieuwe verplichting’. Er verschijnt nu een regel die je kunt openklappen om gegevens over de verplichting in te vullen, zoals het kenmerk, naam van de leverancier, datum waarop de verplichting is aangegaan en de omschrijving van de verplichting. Ook vul je hier het bedrag in voor de verplichting. Let op: wanneer het bedrag voor de verplichting onderdeel was van de verwachte kosten die je al had ingevuld, dan moet je de verwachte kosten aanpassen.

Merk op dat je met indicatoren kunt zien of je afwijkt van de ingestelde baseline.

Nu gaan we facturen registreren. We onderscheiden 2 soorten facturen. Voor kleinere werkzaamheden worden vaak geen aparte opdrachten verstrekt. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor kosten van gemaakte uren. Dit soort kosten registreer je onder de kop ‘Zonder verplichting’ door te klikken op ‘Nieuwe factuur’.

Vul de gegevens in, zoals leverancier, kenmerk, datum en omschrijving van de factuur. Let er bij het registreren van dit soort kosten ook weer op dat je de verwachte kosten moet aanpassen.

Er zijn ook facturen die behoren tot een verplichting. Deze registreer je onder de betreffende verplichting. Klik op ‘Nieuwe factuur’ en vul wederom alle gegevens in. Omdat de factuur wordt gekoppeld aan de verplichting, wordt bij het registreren van de factuur automatisch de openstaande verplichting met hetzelfde bedrag bijgesteld.

Wanneer alle werkzaamheden als onderdeel van een verplichting zijn afgerond en je geen facturen meer verwacht, kun je een verplichting sluiten.

In het menu Kosten vind je een overzicht van alle geregistreerde facturen en verplichtingen. Deze kun je groeperen op de gewenste structuur.