4 Typische uitdagingen in bouwprojectmanagement en hoe je hiermee omgaat

Er zijn typische uitdagingen en hobbels waar projectmanagers in de bouw mee te maken krijgen en vaak zorgen die ervoor dat het project afwijkt van het plan. Welke uitdagingen zijn dat zoal? En nog belangrijker: hoe ga je hiermee om? Founders van Simjo Martijn Jongen en Richard van Milt leggen het uit.

1. Veranderende omstandigheden en teams

Bouwprojecten hebben vaak te maken met veranderende omstandigheden gedurende het project. Projecten in de bouw duren lang en de omgeving rondom het project staat ook niet stil.

Het komt dan ook vaak voor dat doelstellingen van een project worden bijgesteld. En dat kan weer grote impact hebben op de scope van het project en daarmee ook op de planning en het budget.

We zien ook vaak veranderende teamsamenstellingen. Vaak wordt er aan het begin van het project veel aandacht besteed aan het op orde krijgen van een team met relevante ervaring.

Maar ook hier speelt de lange doorlooptijd van projecten weer een rol. Want het is bijna onoverkomelijk dat team gedurende zo’n heel project jarenlang in stand te houden. Dus die wisselingen in het projectteam vormen absoluut een uitdaging waar projectmanagers in de bouw vaak mee te maken krijgen.

2. Optredende onzekerheid en risico’s

Andere uitdagingen en hobbels waar projectmanagers in de bouw mee te maken krijgen, zijn onzekerheid en optredende risico’s die vooraf niet op de radar stonden.

Ook hier probeer je bij aanvang van het project natuurlijk goed scherp te hebben wat alle mogelijke risico’s zijn. Dat speelt vooral op het moment dat je bezig bent met een plan. De ervaring van het team speelt hierbij een grote rol. Want daardoor kun je risico’s identificeren.

Toch treden er gedurende het project altijd weer andere risico’s op dan je vooraf had bedacht. En die heb je dus ook niet geïdentificeerd van tevoren, waardoor je er ook geen beheersmaatregelen voor hebt geformuleerd. Dus dan moet je je plan bijstellen.

3. Lange duur van bouwprojecten

Misschien wel het belangrijkste pijnpunt waar bouwprojectmanagers tegenaan lopen, is dat bouwprojecten over het algemeen lang duren. Als je het hebt over een bouwproject – of het nu in de huizenmarkt is in de utiliteitsbouw – dan heb je toch al snel te maken met een periode van vijf jaar. En soms nog langer.

Dat betekent ook dat de leercurve over het project langzaam verloopt. Dat is ook één van de oorzaken dat de slagkracht geringer is als het gaat om innovatie.

4. Gebrek aan goede sturingsinformatie

We zien ook vaak een gebrek aan goede sturingsinformatie in bouwprojecten. In projectorganisaties wordt natuurlijk veel data ontwikkeld en gegenereerd tegenwoordig.

Toch kun je daar in termen van projectsturing maar beperkt wat mee. Omdat het verschillende tools zijn, de data komt dan uit verschillende bronnen. We kunnen veel corrigeren met dashboard tools, maar dat lost het onderliggende probleem vaak niet op.

Feitelijk vormt dit een onnodig beperkende factor voor het beheersen van projecten. Want idealiter stuur je jouw bouwproject aan op basis van actuele data die integraal met elkaar zijn verbonden op het gebied van scope, tijd en geld.

Zodat je ziet wat de impact is op het budget, zodra er iets wijzigt in je scope. Of wat voor effect een aanpassing van je scope heeft op de planning en oplevering van je project.

Hoe kun je een bouwproject ook managen?

In de ideale wereld stuur je jouw bouwproject dus aan op real-time data over scope, tijd en geld. Dat kan eigenlijk alleen maar op het moment dat die data in één tool is gevat. Waarbij je ook nog eens moet kunnen vertrouwen dat die data daadwerkelijk de huidige stand van zaken laat zien. Op basis hiervan kun je dan vooruit kijken en de juiste keuzes maken gedurende je project.

Je wilt natuurlijk ook dat die data toegankelijk zijn, zowel voor je team, als voor mensen buiten je team zoals opdrachtgevers of onderaannemers. Juist dan is het belangrijk dat de tooling laagdrempelig is in gebruik. En dat je die makkelijk integreert in het werkproces, zodat het niet al te veel moeite kost om er toegang toe te krijgen.

Want op het moment dat je ziet dat iedereen op hetzelfde informatieniveau zit, kun je van daaruit leren van elkaars ervaringen en kennis. En dat betekent dat je niet zozeer achteraf van een project leert. Maar al gedurende het project aan kennisoverdracht doet en ook daarmee je leercurve exponentieel versnelt.

Tips om met veranderingen in je bouwproject om te gaan

1. Korte lijnen met stakeholders

Een van de belangrijkste tips om met uitdagingen in je bouwproject om te gaan, is om korte lijnen te hebben met stakeholders van je project. Die korte lijnen zijn essentieel om de verwachtingen van je project te managen.

Daardoor kun je snel anticiperen op omstandigheden. En zo kun je ook sneller de impact van die omstandigheden kortsluiten met je opdrachtgever.

2. Meebewegen met veranderingen

De kans op een succesvol bouwproject is het grootst als je bouwproject goed meebeweegt met veranderende omstandigheden. Om dat goed te kunnen doen, is het allereerst van belang om de basis op orde te hebben.

Dat betekent dat je een goed en integraal beeld hebt van de scope, planning en budget van jouw project. Dat is de basis waar vanuit je veranderingen kunt introduceren. Op een zo gestructureerd mogelijke manier.

3. Scope, tijd en budget herijken bij verandering

Bij iedere verandering vraag je je af: wat betekent dit voor de scope van mijn project? Is het extra scope? Of is het een wijziging van de bestaande scope? Of komt er misschien scope te vervallen? Daarbij helpt het om een duidelijk beeld te hebben van de achtergrond van de verandering. Waarom deze nodig is.

Vervolgens bepaal je welke activiteiten er nodig zijn, welke kosten ermee samenhangen en zeker niet onbelangrijk: welke invloed de verandering heeft op de planning en het budget.

KPI’s van bouwproject: scope, tijd en budget

Om scherp zicht te hebben op het functioneren van je project wil je op ieder moment dus weten hoe de actuele situatie zich verhoudt tot een eerder moment in de tijd. En dat eerdere moment in de tijd moet een ankerpunt zijn.

Zo heeft iedere betrokken partij op ieder moment inzicht in de scope van het project, hoe de planning eruit ziet en wat het project gaat kosten. Zo’n ankerpunt noemen we de baseline.

De belangrijkste key performance indicators (KPI’s) van bouwprojecten zijn scope, tijd en budget. De actuele situatie op die drie KPI’s vergelijk je steeds met je baseline. En het beste inzicht krijg je als je dit op verschillende abstractieniveaus doet.

Vaak zie je dat projecten verschillende typen activiteiten of werkpakketten hebben. Dan is het heel nuttig om te weten of je bijvoorbeeld de planning haalt van het project als geheel. Maar voor de sturing van het project is het ook essentieel om te weten of je de planning haalt van de verschillende onderliggende activiteiten of werkpakketten.

Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?

Simjo is projectmanagement software, speciaal ontwikkeld voor projectmanagers en projectteams in de bouw. Bekijk hier hoe Simjo jouw werk vereenvoudigt. Of meld je aan als Simjo tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.