De 80/20 regel in bouwprojectmanagement
Ken jij de 80/20 regel al? Deze regel, die ook wel bekend staat als het Pareto-principe, kun je onder meer toepassen in bouwprojectmanagement. Pas je deze 80/20 regel goed toe in jouw project, dan verhoog je de effectiviteit van jouw project aanzienlijk. Wat is de 80/20 regel eigenlijk precies? En hoe pas je dit Pareto-principe toe in jouw bouwproject?
Wat is de 80/20 regel?
De 80/20 regel werd in 1906 voor het eerst beschreven door Vilfredo Pareto. Dit is ook de reden dat deze regel bekendstaat als het Pareto-principe. Pareto stelde toen dat in Italië 20% van de bevolking 80% van de bezittingen in handen had.
Later bleek de 80/20 verhouding in veel meer gevallen van toepassing. Denk hierbij aan de industrie, waarbij 20% van de processen zorgt voor 80% van de totale uitstoot. De algemene regel is dat je 80% van de resultaten kan verklaren door 20% van de oorzaken. Oftewel, een klein aantal oorzaken zorgt voor het grootste deel van de resultaten.
Het Pareto-principe en projectmanagement
De 80/20 regel wordt tegenwoordig met name toegepast op het gebied van projectmanagement. De gedachte hierachter is dat je je inspanningen moet richten op de 20% die het meeste bijdraagt aan het resultaat.
Door je te focussen op deze 20% zorg je dat je project de meeste vooruitgang boekt. Ga je het Pareto-principe toepassen in jouw project, dan is het goed te weten dat deze 80/20 regel een richtlijn is. De verhouding 80/20 is geen exacte wetenschap. Het is echter wel een richtlijn die in veel projecten van toepassing is.
Het Pareto-principe toepassen in jouw bouwproject?
Wil jij het Pareto-principe toepassen in jouw bouwproject? Hierbij staat het stellen van prioriteiten centraal. Hoe ziet dat eruit in de praktijk?
1. Stel prioriteiten in je taken
De kans is groot dat je in jouw bouwproject een groot aantal taken moet uitvoeren. Maar doe je de juiste dingen met je tijd? Voer deze taken niet in een willekeurige volgorde uit. Voer ze ook niet uit op datum van binnenkomst. In plaats daarvan voer je de openstaande taken uit met behulp van het Pareto-principe.
Dit betekent dat je de openstaande taken prioriteert, waarbij je je focust op de 20% taken die het meeste bijdragen aan het resultaat. Vervolgens zorg je ervoor dat je jouw beschikbare tijd vooral aan deze taken besteed. Door de 20% taken uit te voeren die het meeste bijdragen, zorg je niet alleen voor de grootste voortgang in je project. Je zorgt er ook voor dat je jouw tijd en middelen zo optimaal mogelijk inzet.
2. Identificeer de grootste knelpunten
Ieder bouwproject kent diverse knelpunten. Het Pareto-principe helpt je om de knelpunten te identificeren die zorgen voor de meeste vertraging van je bouwproject. Focus je aandacht, tijd en middelen vooral op het oplossen van de knelpunten die de meeste vertraging veroorzaken.
3. Verbeter je communicatie
Binnen projectmanagement is goede communicatie van essentieel belang. Pas je het Pareto-principe toe, dan richt je jouw communicatie op de 20% belangrijkste informatie. Zo voorkom je zo veel mogelijk misverstanden en verbeter je de communicatie binnen jouw bouwproject.
4. Stel prioriteiten in je projectdoelen
Het doel van je project is natuurlijk het slagen van je project. Maar verlies vooral ook het uiteindelijke doel niet uit het oog. Wat wil je precies bereiken met je project? Om je precieze doelen te bepalen wordt vaak het SMART-raamwerk gebruikt. Door middel van het SMART maken van je doelen zorg je ervoor dat deze specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn.
Met behulp van het Pareto-principe breng je vervolgens scherpte aan in je project. Dit doe je door de doelen, die je SMART hebt geformuleerd, ook weer te prioriteren. Focus altijd op de doelen met de hoogste prioriteit.
5. Focus op de meest invloedrijke stakeholders
In ieder bouwproject heb je te maken met verschillende stakeholders. De betrokkenen bij jouw project kunnen zowel binnen als buiten jouw projectteam vallen en hebben verschillende belangen. Idealiter wil je dat iedereen die een belang heeft bij het project wordt gehoord. De vraag is echter of dit haalbaar is.
Gelukkig is het Pareto-principe ook toepasbaar voor de omgang met jouw stakeholders. Identificeer 20% van de betrokkenen die voor 80% invloed hebben op het slagen van jouw bouwproject. Richt je vervolgens in het vervolg van je project voornamelijk op deze 20% stakeholders.
6. Focus op de problemen met de grootste impact
In ieder bouwproject zijn er ook altijd kleine en soms grotere problemen. Gelukkig kun je hier ook het Pareto-principe toepassen. Niet ieder probleem heeft immers een grote impact. In zijn algemeenheid geldt ook hier dat 20% van de problemen impact heeft op de voortgang van 80% van je bouwproject. Focus je inspanningen daarom allereerst op deze problemen.
Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?
Simjo is projectmanagement software, speciaal ontwikkeld voor projectmanagers en projectteams in de bouw. Bekijk hier hoe Simjo jouw werk vereenvoudigt. Of meld je aan als Simjo tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.
