Hoe stel je een bouwprojectkader vast?

Als projectmanager in de bouwsector is het essentieel om een duidelijk bouwprojectkader vast te stellen. Maar wat is een bouwprojectkader precies en waarom is het zo belangrijk?

In dit artikel gaan we dieper op deze vragen in en geven we je enkele handige tips om een bouwprojectkader vast te stellen.

Wat is een bouwprojectkader?

Een bouwprojectkader is een document dat dient als de blauwdruk voor het hele bouwproject. Het bevat alle belangrijke informatie en richtlijnen die nodig zijn om het project succesvol te voltooien.

Het kader definieert de doelstellingen, het tijdschema, het budget, de risico’s en de kwaliteitsnormen van het project. Het fungeert als een referentiepunt (ook wel baseline genoemd) voor alle betrokken partijen en zorgt voor een gestructureerde aanpak gedurende het hele project.

Waar heb je een bouwprojectkader voor nodig?

Een bouwprojectkader is van onschatbare waarde voor zowel de projectmanager als alle andere belanghebbenden bij het project. Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom een bouwprojectkader essentieel is.

1. Duidelijkheid en richting

Een bouwprojectkader biedt duidelijkheid over de doelstellingen en verwachtingen van het project. Het zorgt ervoor dat alle betrokkenen op één lijn zitten en een gemeenschappelijk begrip hebben van het doel.

2. Efficiëntie

Door een bouwprojectkader vast te stellen, kun je een gestructureerde aanpak volgen en ervoor zorgen dat alles volgens plan verloopt. Het helpt bij het identificeren en oplossen van eventuele knelpunten en minimaliseert het risico op vertragingen en budgetoverschrijdingen.

3. Risicobeheer

Een bouwprojectkader omvat ook een analyse van de mogelijke risico’s die het project mogelijk beïnvloeden. Als je deze risico’s vooraf identificeert ben je beter in staat om maatregelen te nemen om ze te beperken of te vermijden. En hierdoor verminder je de kans op problemen tijdens de uitvoering van het project.

Lees ook: In vijf stappen naar een beter risicomanagement van het bouwproject

4. Communicatie en samenwerking

Het bouwprojectkader dient als een gemeenschappelijke basis voor alle betrokken partijen, zoals aannemers, leveranciers en opdrachtgevers. Dit zorgt voor een betere communicatie en samenwerking, omdat iedereen op de hoogte is van de wederzijdse verwachtingen en verantwoordelijkheden.

5 Risico’s om vast te leggen in een bouwprojectkader

Zoals gezegd fungeert het bouwprojectkader dus als een leidraad voor het hele project en helpt bij het beheren van de risico’s die mogelijk optreden. Hier zijn vijf voorbeelden van risico’s die vaak voorkomen in bouwprojecten.

1. Valgevaar

Bouwplaatsen zijn vaak gevaarlijke omgevingen met hoogteverschillen, steigers en onstabiele structuren. Het vastleggen van valgevaar als een potentieel risico in het bouwprojectkader helpt bij het implementeren van de juiste veiligheidsmaatregelen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van valbeveiligingssystemen en het trainen van werknemers in veilig werken op hoogte.

2. Slechte weersomstandigheden

Bouwprojecten worden vaak beïnvloed door weersomstandigheden, zoals hevige regenval, harde wind of extreme hitte. Het vastleggen van slechte weersomstandigheden als een risico helpt bij het plannen van alternatieve werkschema’s en het nemen van voorzorgsmaatregelen om de werknemers en de bouwmaterialen te beschermen.

3. Onvoorziene kosten

Bouwprojecten zijn vaak onderhevig aan onverwachte kosten die oplopen door vertragingen, wijzigingen in het ontwerp of onvoorziene schade. Door dit risico in het bouwprojectkader op te nemen, ben je je bewuster van die mogelijkheid. En kun je bijvoorbeeld een financiële buffer opnemen om extra kosten op te vangen. Ook leg je in het bouwprojectkader vast welke afspraken je maakt over wie verantwoordelijk is voor deze kosten.

4. Technische problemen

Bij complexe bouwprojecten doen zich soms technische problemen voor, zoals problemen met de fundering, elektrische systemen of HVAC-installaties. Het vastleggen van technische problemen als een risico in het bouwprojectkader helpt bij het vaststellen van de vereiste expertise, het plannen van regelmatige inspecties en het opstellen van een actieplan voor het geval er zich problemen voordoen.

5. Onvoldoende communicatie

Gebrek aan effectieve communicatie tussen de verschillende betrokkenen bij het bouwproject leidt regelmatig tot misverstanden, vertragingen of zelfs fouten.

Het vastleggen van ontoereikende communicatie als een risico helpt bij het implementeren van duidelijke communicatiekanalen, het organiseren van regelmatige vergaderingen en het benoemen van een communicatieverantwoordelijke om de communicatie te stroomlijnen.

Tips om een bouwprojectkader vast te stellen

Nu je begrijpt waarom een bouwprojectkader belangrijk is, is het tijd om enkele tips te delen om je op weg te helpen.

1. Definieer duidelijke doelstellingen

Begin met het identificeren en definiëren van de doelstellingen van het project. Zorg ervoor dat deze SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) zijn, zodat je ze gemakkelijk evalueert en bijhoudt.

2. Bepaal het tijdschema en de mijlpalen

Maak een gedetailleerd tijdschema voor het hele project en identificeer belangrijke mijlpalen. Dit helpt je om de voortgang van het project te volgen en ervoor te zorgen dat je op schema blijft.

Lees ook: 5 Trends en tips in bouwprojectmanagement

3. Stel een realistisch budget op

Analyseer alle kosten die verband houden met het project en stel een realistisch budget op. Zorg ervoor dat je rekening houdt met alle mogelijke kosten, inclusief materiaal, arbeid, vergunningen en onvoorziene uitgaven.

4. Identificeer en beheer risico’s

Voer een grondige risicoanalyse uit om alle mogelijke risico’s te identificeren die het bouwproject mogelijk beïnvloeden. Ontwikkel vervolgens een plan om deze risico’s te beheersen en beperken.

5. Communiceer en betrek alle belanghebbenden bij het project

Zorg ervoor dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van het bouwprojectkader en hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpen. Zorg voor regelmatige communicatie en rapportage om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is en blijft van de voortgang en eventuele wijzigingen.

Conclusie

Het vaststellen van een bouwprojectkader is een cruciale stap voor projectmanagers in de bouwsector. Het biedt duidelijkheid, richting en structuur voor het hele project en helpt bij het minimaliseren van risico’s en het maximaliseren van de efficiëntie.

Door duidelijke doelstellingen, een gedetailleerd tijdschema, een realistisch budget en een grondige risicoanalyse te definiëren, stel je een effectief bouwprojectkader vast.

Zorg ervoor dat je alle belanghebbenden betrekt en regelmatig communiceert om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Met een goed vastgesteld bouwprojectkader ben je goed op weg naar een succesvol project!

Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?

Simjo is projectmanagement software, speciaal ontwikkeld voor projectmanagers en projectteams in de bouw. Start gratis en ontdek de mogelijkheden van Simjo bouwprojectmanagement software!