Waarom Excel geen geschikte tool is voor bouwprojectmanagement

Martijn Jongen

Leestijd: 3 minuten

Wil je software inzetten voor bouwprojectmanagement, dan kun je natuurlijk kiezen voor een SaaS oplossing die je hele bedrijfsproces van inkoop tot facturatie voor rekening neemt. Er zijn genoeg voorbeelden van grote SaaS oplossingen die je op deze manier helpen je project te managen.

Toch kleeft er een groot nadeel aan een dergelijke oplossing. En dat is dat de software niet specifiek is ontwikkeld voor de bouwbranche. Dat betekent ook dat bouwbedrijven extra moeten investeren om de tool op maat te maken voor hun projecten. En dat kost extra tijd, geld en energie.

In de praktijk: Excel als tool voor bouwprojectmanagement

Kijk je daarom naar de standaard werkwijze in de branche, dan zien we met name dat bouwprojectmanagers gebruik maken van Excel voor hun projectmanagement. Naast andere op zichzelf staande software tools.

Nu is er met het gebruik van Excel op zich niets mis. Maar op het moment dat je integrale inzichten nodig hebt om op te sturen of om te rapporteren over voortgang richting management, dan is Excel toch wat beperkt.

Dat komt met name doordat de verschillende datastromen die daarvoor nodig zijn uit verschillende bronnen worden gehaald. Bijvoorbeeld voor het budget, dan wordt het financiële systeem erbij gepakt. En dat maakt projectmanagement met behulp van Excel onnodig tijdrovend en inefficiënt.

Foutgevoelig en inefficiënt

De beperkingen van het gebruik van Excel voor bouwprojectmanagement zie je vooral in de menselijke fouten die in Excel worden gemaakt. Dat formules niet kloppen, dat je je data-invoer altijd weer moet dubbelchecken op het moment dat je het bestand actualiseert.

Een ander nadeel is dat Excel niet geschikt is voor bijvoorbeeld uitgebreider baselinemanagement. Baselinemanagement is het sturen en rapporteren op je referentiekader die je aan het begin van je project hebt vastgelegd.

Voor de basis werkt dat prima, maar wil je bijvoorbeeld een trendanalyse maken, dan is het nog een heel geknutsel om dat uit Excel te halen. De gebruiker moet dan wel supergoed in Excel zijn en in de praktijk is niet iedereen een Excel-koning.

De know-how van Excel ligt in de praktijk slechts bij een beperkt aantal mensen en dat is een valkuil. Want je wilt niet dat slechts één of twee mensen in je projectteam de volledige verantwoordelijkheid voor bepaalde bedrijfskritische processen hebben.

De visie van Simjo op bouwprojectmanagement: eenvoud

Onze visie op bouwprojectmanagement is dan ook dat je het vooral zo simpel mogelijk moet houden. Bouwprojecten kunnen van zichzelf al heel complex worden. Daarom is het belangrijk de data waarop je stuurt vooral zo simpel mogelijk te houden.

Want de drie belangrijkste dingen in bouwprojectmanagement waar je op stuurt zijn scope, tijd en geld. Dus wat ga je maken (scope)? Wat is de doorlooptijd om dit project op te leveren (tijd)? En welk budget ligt daaronder (geld)? Dat is uiteindelijk de basis.

En juist om die reden is het zo belangrijk om de data integraal met elkaar te verbinden, zodat je in één overzicht ziet welke impact een vertraging van je planning of meerwerk op je gehele project heeft.

Actuele data zorgt voor betrouwbare informatie om op te sturen

Want in de dagelijkse praktijk van veel bouwbedrijven is het opstellen van een rapportage een heel circus dat je moet optuigen. En de data is vaak al minimaal een maand en soms zelfs een kwartaal oud. Zeker als het om grote bouwprojecten gaat. Als je het dan hebt over managementsturing, loopt je eigenlijk achter de feiten aan en stuur je met de blik naar achter.

Stel je dan ook voor dat je altijd actuele data hebt om op te sturen in je bouwproject? Hoeveel beter wordt je besluitvorming als je op betrouwbare en actuele informatie stuurt? En hoeveel eenvoudiger wordt het rapporteren als je met één klik op de knop al je actuele informatie kunt rapporteren?

Dat is wat Simjo jou te bieden heeft!

Lees ook: projectmanagementsoftware vergelijken: Simjo vs Excel

Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?

Simjo is bouwplanning software, speciaal ontwikkeld voor projectmanagers en projectteams in de bouw. Bekijk hier hoe Simjo jouw werk vereenvoudigt. Of meld je aan als Simjo tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.