Projectmanagementsoftware vergelijken: Simjo vs Excel
Projectmanagementsoftware is tegenwoordig een onmisbaar hulpmiddel voor bouwbedrijven. Het biedt tal van voordelen, zoals het stroomlijnen van het bouwproces, het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van de communicatie binnen teams. Maar wat zijn nu de essentiële onderdelen van projectmanagementsoftware? In dit artikel bespreken wij die onderdelen en vergelijken we deze bij Excel en Simjo.
1. Dashboardfunctie voor overzicht
Een dashboardfunctie is een overzichtelijke weergave van alle belangrijke stuurinformatie van je bouwproject op één plek. Het biedt inzicht in bijvoorbeeld deadlines, mijlpalen, budgetten en recente activiteiten binnen een bouwproject. Door gebruik te maken van een dashboard kun je sneller inspelen op problemen of vertragingen binnen een project. Daarnaast is het eenvoudiger voor teamleden om hun taken bij te houden en in één oogopslag te zien welke taken prioriteit hebben.
2. Interactieve planning voor snelle wijziging van plannen
Het planningsproces is vaak een complexe taak die veel tijd in beslag neemt. Een interactieve planning maakt het mogelijk om snel wijzigingen aan te brengen in de planning zonder dat dit ten koste gaat van de nauwkeurigheid ervan. Het stelt alle gebruikers van de projectmanagementsoftware in staat om verschillende scenario’s te bekijken en te vergelijken met behulp van real-time gegevens.
3. Mijlpalenoverzicht
Een mijlpalenoverzicht geeft duidelijkheid over welke doelen je bouwprojectteam moet behalen binnen een bepaalde periode. Dit helpt bij het bepalen van prioriteiten en het stellen van realistische deadlines. Het biedt ook een overzicht van de voortgang van je bouwproject en welke mijlpalen al zijn behaald. Dit helpt bij het beter beheren van de verwachtingen van alle betrokkenen.
4. Facturenoverzicht en inplannen van verplichtingen
Een facturenoverzicht is handig voor bouwteams die werken met vaste budgetten en factureerbare uren. Het biedt inzicht in de uren die aan het bouwproject zijn besteed en hoeveel er nog beschikbaar is binnen het budget. Dit helpt bij het maken van beslissingen later in het traject.
5. Kasstroomgrafiek
Een kasstroomgrafiek geeft een visuele weergave van de financiële status van een project. Het toont hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat. Hierdoor zien gebruikers sneller of er sprake is van overschrijdingen of tekortkomingen in het budget. Dit helpt bij het nemen van beslissingen over investeringen en kostenbeheersing.
Lees ook: Budgetoverschrijding in bouwprojecten: aandachtspunten en tips
6. Baselinemanagement
Een baseline is een referentiepunt voor wat je tijdens het bouwproject wilt bereiken. Baseline management stelt gebruikers in staat om wijzigingen te volgen ten opzichte van deze referentiepunten. Zo zie je makkelijker of er afwijkingen zijn en waarom deze zich voordoen. Dit helpt bij het identificeren van problematische gebieden binnen een bouwproject.
Lees ook: In vijf stappen naar een beter risicomanagement van het bouwproject
7. Mogelijkheden voor rapportage
Rapportagemogelijkheden zijn cruciaal voor succesvol bouwprojectmanagement omdat ze belangrijke informatie verstrekken aan alle betrokkenen. Deze informatie helpt bij het nemen van beslissingen op basis van feitelijke gegevens. Het is belangrijk dat de rapportagemogelijkheden van de projectmanagementsoftware aanpasbaar zijn op de specifieke behoeften van jouw organisatie. Hierdoor ontvangen gebruikers alleen de informatie die relevant is voor hen.
8. Integrale projectdata
Eén van de belangrijkste functies van projectmanagementsoftware is het bieden van een gecentraliseerd platform voor de opslag van en toegang tot projectdata. Met de software moeten gebruikers alle relevante projectinformatie vastleggen en beheren, inclusief projectdoelen, tijdlijnen, budgetten, taken en middelen.
Door projectdata integraal weer te geven, is het simpeler om weloverwogen beslissingen te nemen, de voortgang te bewaken en effectief te communiceren gedurende het gehele project.
Lees ook: De voordelen van een masterplanning voor jouw bouwproject
9. Uniformiteit
Effectieve projectmanagementsoftware moet uniformiteit en gestandaardiseerde sjablonen en workflows bieden. Dit maakt een consistente projectplanning en -uitvoering in de hele organisatie mogelijk. Deze uniformiteit zorgt er ook voor dat alle betrokkenen dezelfde processen volgen, waardoor er minder verwarring ontstaat en de kans op fouten kleiner wordt.
Bovendien vergemakkelijkt gestandaardiseerde documentatie de kennisoverdracht en maakt het betere analyses en rapportages mogelijk.
10. Taaksuggesties
De mogelijkheid om taken voor te stellen en te automatiseren is een waardevolle functie in projectmanagementsoftware. Intelligente algoritmen kunnen projectvereisten, afhankelijkheden en historische gegevens analyseren om taken en hun volgorde aan te bevelen.
Taaksuggesties helpen projectmanagers en teamleden om prioriteiten te stellen en hun werk effectief te plannen. Doordat het handmatig aanmaken van taken niet meer nodig is, bespaart dit onderdeel tijd en zorgt het ervoor dat projectteams op schema blijven. Ook is het zo eenvoudiger om taken op een logische en efficiënte manier af te ronden.
11. Focus
Focus is misschien wel het allerbelangrijkste onderdeel van succesvolle projectmanagementsoftware. De software moet een duidelijke en intuïtieve interface bieden, zodat gebruikers zich zonder afleiding kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.
Overzichtelijke dashboards, aanpasbare weergaven en slimme filteropties dragen bij aan een hogere productiviteit en betere besluitvorming. Bovendien helpen functies zoals het volgen van mijlpalen, voortgangsvisualisatie en tijdige meldingen om de focus op projectdoelen en deadlines te houden.
Het gebruik van Excel voor bouwprojectmanagement
Bouwprojecten zijn dus complexe en uitdagende ondernemingen die veel aandacht vereisen van projectmanagers. Het is van cruciaal belang dat ze de juiste hulpmiddelen hebben om hun werk te doen en ervoor te zorgen dat het project op tijd en binnen budget wordt afgerond. Een van de meest gebruikte hulpmiddelen in de bouwsector is Microsoft Excel. Maar waarom gebruiken projectmanagers Excel en wat zijn de nadelen ervan?
Er zijn verschillende redenen waarom projectmanagers Excel gebruiken in bouwprojectmanagement:
- Excel is een bekend programma voor veel mensen, waardoor het gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken is voor projectmanagers. Zonder dat ze extra training nodig hebben.
- Daarnaast is Excel een goedkope optie vergeleken met andere softwareprogramma’s voor bouwprojectmanagement. Hierdoor is het toegankelijker voor kleinere bedrijven of organisaties met beperkte middelen.
Maar daarnaast kent Excel ook beperkingen als je het gebruikt als hulpmiddel voor projectmanagement.
- Excel biedt namelijk niet alle functies die nodig zijn voor complexe bouwprojecten. Het kan bijvoorbeeld moeilijk zijn om meerdere projectplannen tegelijk te beheren of om risico- en kostenanalyses uit te voeren.
- Ook zijn Excel-werkbladen foutgevoeliger doordat ze gemakkelijk fouten bevatten als gevolg van menselijke invoer van gegevens of formules. Dit kan leiden tot verkeerde beslissingen en uiteindelijk tot hogere kosten.
- Tot slot zijn Excel-werkbladen relatief makkelijk te hacken of toegankelijk voor onbevoegde personen. Dit kan leiden tot verlies of diefstal van belangrijke informatie over het bouwproject.
Simjo projectmanagementsoftware speciaal ontwikkeld voor de bouw
Uit frustratie bij de oprichters over het gebrek aan duidelijke en eenvoudige tooling voor het integraal kunnen bijsturen op tijd, scope en budget, ontstond in 2023 Simjo. Simjo is speciaal ontwikkeld voor gebruik in bouwprojecten. De software maakt het gemakkelijk om bouwprojecten binnen tijd, scope en budget op te leveren en de onderlinge communicatie te verbeteren. Terwijl het net zo eenvoudig in gebruik is als Excel.
Bekijk in onderstaande tabel welke voordelen Simjo heeft ten opzichte van Excel als het gaat om bouwprojectmanagement.
Conclusie
Projectmanagementsoftware biedt talrijke voordelen voor bouwbedrijven die streven naar effectief en efficiënt projectmanagement. De belangrijkste onderdelen van de beste projectmanagement software zijn onder andere dashboardfuncties, interactieve planning, mijlpalenoverzichten, facturenoverzichten, kasstroomgrafieken, baselinemanagement en rapportagemogelijkheden.
Door gebruik te maken van deze onderdelen kun je jouw bouwproject beter beheren en problematische gebieden identificeren voordat ze tot grote problemen leiden. Zo behaalt jouw team de doelen binnen de gestelde deadlines en budgetten terwijl de communicatie verbetert tussen teamleden en andere betrokkenen.
Lees ook: Hoe kies je de juiste projectmanagement software voor jouw bouwproject?
Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?
Simjo is projectmanagement software, speciaal ontwikkeld voor projectmanagers en projectteams in de bouw. Bekijk hier hoe Simjo jouw werk vereenvoudigt. Of meld je aan als Simjo tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.
