Budgetoverschrijding in bouwprojecten: aandachtspunten en tips

Bouwprojecten kunnen vaak over het budget heen gaan, maar wat moet je doen als dit jou overkomt? In deze blogpost schetsen we een paar stappen die je kunt nemen om te proberen de situatie te verhelpen. Bedenk wel dat elk geval uniek is, dus raadpleeg een deskundige als je niet zeker weet wat je moet doen.

Wat is budgetoverschrijding in projectmanagement?

Een budgetoverschrijding treedt op als de werkelijke kosten van een project het begrote bedrag overschrijden.

Veelvoorkomende redenen van budgetoverschrijding

Door de meest voorkomende redenen voor budgetoverschrijdingen te begrijpen, ben je beter voorbereid om ze in je eigen bouwprojecten te voorkomen. Voorbeelden van situaties die vaak voorkomen:

• Prijsstijgingen van materialen tijdens de bouw.
• Stijging van arbeidskosten doordat een project langer duurt. Werknemers moeten dan langer doorwerken dan initieel gepland en de arbeidskosten lopen dan door.
• Weersomstandigheden zoals storm of bij te lage of hoge temperaturen, in dat geval ligt de bouw soms een aantal dagen stil.
• Veranderende wet- en regelgeving zijn soms de oorzaak van een bouwstop, denk aan vergunningen die (tijdelijk) worden ingetrokken of politieke besluiten die per direct impact hebben in de praktijk.
• Scope creep treedt op als de projectomvang groter wordt dan de oorspronkelijke omvang (baseline), zonder dat het budget hoger wordt. Dit gebeurt bijvoorbeeld als de opdrachtgever tijdens het project de eisenwijzigt of uitbreidt en het budget hetzelfde blijft.

Natuurlijk zijn dit slechts enkele van de vele mogelijke oorzaken van budgetoverschrijdingen. Maar als één van deze waarschuwingssignalen aanwezig is, is het belangrijk om maatregelen te nemen om buitensporige kostenstijgingen te voorkomen.

Je bewust zijn van de mogelijkheid van budgetoverschrijdingen helpt je om je bouwproject op schema en binnen het budget te houden.

En hoewel projectteams budgetoverschrijdingen vaak als negatief ervaren, kunnen ze ook een kans zijn om de kwaliteit van het project te verbeteren. Door het budget opnieuw te evalueren en aanpassingen te doen, is het mogelijk om toekomstige kostenoverschrijdingen te voorkomen en een product van hogere kwaliteit af te leveren.

1. Slechte planning zorgt voor extra kosten

Een budgetoverschrijding treedt op als de werkelijke kosten van een project hoger zijn dan het oorspronkelijke budget. In de bouw zijn slechte planningen (bijvoorbeeld te strak gepland of niet volledig) vaak de oorzaak van budgetoverschrijdingen.

Een slechte planning leidt vaak tot vertragingen, waardoor de totale kosten van het project oplopen. Door de tijd te nemen om een gedetailleerde begroting en planning op te stellen, help je budgetoverschrijdingen voorkomen en hou je je bouwproject op schema.

2. Onverwachte kosten zorgen voor budgetoverschrijding in bouwprojecten

Elk bouwproject, of het nu gaat om een kleine woningrenovatie of een grote commerciële ontwikkeling, is onderhevig aan budgetoverschrijdingen. De meest voorkomende oorzaak van budgetoverschrijdingen zijn onverwachte kosten. Deze kunnen van alles omvatten, van tussentijds oplopende materiaalkosten tot veranderde of hogere arbeidskosten.

Denk bijvoorbeeld aan de volgende situatie: je hebt een offerte opgesteld en tijdens de looptijd van het project, op het moment dat je materialen daadwerkelijk bij de leverancier bestelt, zijn de prijzen van hout gestegen.

Of de projectleider krijgt te maken met uitval van arbeidskrachten door ziekte of ongevallen en het inhuren van vervanging brengt hogere (loon)kosten met zich mee.

Hoewel budgetoverschrijdingen een realiteit zijn bij ieder bouwproject, kun je stappen ondernemen om ze te voorkomen.

Je kunt bijvoorbeeld een noodplan opstellen voor onverwachte kosten of hiervoor budgetteren. En uitvoerders kunnen met hun architecten en ingenieurs samenwerken om mogelijke kostenbesparingen in het ontwerpproces vast te stellen.

3. Extra kosten in bouwprojecten door overmacht

Wat gebeurt er als onverwachte gebeurtenissen, zoals zwaar weer of een pandemie, roet in het eten gooien? Deze situaties staan bekend als overmacht en ze kunnen budgetoverschrijdingen veroorzaken bij bouwprojecten.

In sommige gevallen zijn de extra kosten aanzienlijk. Als bijvoorbeeld een storm een bouwplaats beschadigt, voegen de reparaties daarvan miljoenen toe aan het projectbudget.

En als een pandemie werknemers dwingt thuis te blijven, kan dat leiden tot vertragingen die oplopen tot grote bedragen.

Natuurlijk zijn niet alle gevallen van overmacht gelijk. Sommige veroorzaken eerder budgetproblemen dan andere. Bij het plannen van een bouwproject is het dus belangrijk om rekening te houden met de mogelijkheid van overmacht en dusdanig te budgetteren.

Hoe voorkom je budgetoverschrijding in je bouwproject?

Voor het project begint

Budgetoverschrijdingen voorkomen, begint bij het budgetteren met een flinke post onvoorzien (minimaal 10% maar liefst meer).

Ook is het zinvol om al in de offerte op te nemen dat eventuele prijsstijgingen van materiaalkosten boven een bepaald percentage worden doorberekend in de eindafrekening.

Verder hebben we nog een paar tips voor je:

• Communicatie is essentieel in projectmanagement. Begrijpt je opdrachtgever goed wat hij inkoopt? Voorkom misverstanden en leg in klanttaal uit wat je precies te bieden hebt en wat ook niet.
• Geef vooraf een globale financiële indicatie op basis van wat je opdrachtgever wil en verwacht. Het is een goede toets om te zien hoe serieus en inkoopbereid hij is. Dit helpt je ook in te schatten wat het budget van je opdrachtgever is, waar je vervolgens je werkwijze of advies op af kan stemmen.
• Geef een debrief aan je opdrachtgever in de vorm van een vertaling van zijn wensen en zet deze ook op papier. Dit helpt zowel jou als je opdrachtgever om de omvang en scope in de beginfase al zo scherp mogelijk te krijgen. Ook vormt het een toets om te zien of je elkaar goed begrijpt.
• Splits de werkzaamheden op in need-to-haves en nice-to-haves. Dit voorkomt dat de opdrachtgever je voorstel als een menu uit elkaar trekt en alleen onderdelen ‘bestelt’.

Tijdens het project

• Stel vast welke afhankelijkheden van derden er zijn. Welke partijen hebben nog invloed op het besluitvormingsproces van je opdrachtgever? En wat zijn hun verwachtingen?
• Wees je bewust van een ‘change of scope’. Als een opdrachtgever aangeeft ‘eigenlijk iets anders te bedoelen’, heeft dat wellicht gevolgen voor het budget. Bij dergelijke signalen is het altijd goed weer even te toetsen of de opdrachtgever ook bereid is te betalen voor zijn extra wensen. Zet deze aangepaste afspraken ook weer netjes op papier om verwarring achteraf te voorkomen.

Na afloop van het project

• Als een bouwproject blijft doorsudderen, blijven sommige kosten lopen. Stel daarom duidelijk vast wanneer het project wordt opgeleverd en welke posten nog openstaan. Dit geeft ook inzicht in wanneer eigenlijk een volgende fase in gaat (met bijbehorend nieuw budget).

Hoe ga je om met een budgetoverschrijding?

Zit je al midden in een bouwproject, kijk dan eerst goed naar je budget en waar de overschrijding plaatsvindt. Is het op één bepaald gebied? Zijn er onverwachte kosten? Heb je eenmaal de probleemgebieden in kaart, dan kun je op zoek naar manieren om de kosten te drukken. Misschien kun je goedkopere materialen gebruiken of een efficiëntere manier vinden om het werk uit te voeren?

Als bezuinigen geen optie is, moet je misschien op zoek naar extra financiering. Dit kan betekenen dat je terug moet naar je opdrachtgever om een hoger budget te bedingen of dat je extra financiering aanvraagt. Wat je ook doet, zorg ervoor dat je een solide plan hebt voordat je verder gaat.

Houd tot slot je team op de hoogte en op koers. Als budgetproblemen vertragingen veroorzaken, zorg er dan voor dat iedereen op de hoogte is van de situatie en weet wat er moet gebeuren om de zaken weer op schema te krijgen.

Door proactief te blijven en iedereen op de hoogte te houden, kan iedereen meedenken over oplossingen en minimaliseer je de gevolgen van een budgetoverschrijding.

Conclusie

Lijkt het erop dat je te maken krijgt met een budgetoverschrijding? Geen paniek. Er zijn een paar dingen die je kunt doen om je project weer op de rails te krijgen.

Kijk eerst eens goed naar je budget en waar je kunt bezuinigen. Maak onderscheid tussen need-to-haves en nice-to-haves. Misschien zijn er luxe zaken waar je voorlopig zonder kunt.

Ten tweede, kijk of je tarieven kunt heronderhandelen met leveranciers of onderaannemers.

Denk ten slotte na over manieren om de inkomsten te verhogen, zodat je de extra kosten kunt dekken. Als je deze stappen neemt, voorkom je budgetoverschrijding in je bouwproject.

Lees ook: Hoe je verspilling in je bouwproject voorkomt met TIM WOODS

Ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?

Meld je dan aan als beta tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.

Simjo testen