Het belang van kostenbeheersing in bouwprojectmanagement (BPM)
Kostenbeheersing in projectmanagement is erg belangrijk. Op deze manier weet je namelijk precies wat je uitgeeft en hoeveel budget je nog hebt. Maar hoe gaat het precies in zijn werk? Wij leggen het je graag uit!
Wat is kostenbeheersing in bouwprojecten?
Kostenbeheersing in projectmanagement is het beheer van al het budget dat het project te spenderen heeft. Kostenbeheersing is belangrijk zodat de uitgaven binnen het kader blijven en het gestelde budget niet overschrijden.
De voordelen van kostenbeheersing
Kostenbeheersing is een belangrijk onderdeel van projectmanagement en draagt bij aan het succes van een project.
- Ten eerste helpt het de resultaten te verbeteren door onnodige uitgaven te verminderen of te voorkomen.
- Ten tweede helpt het om het project op schema te houden en onnodige vertragingen te voorkomen.
- Ten derde helpt het vertrouwen op te bouwen tussen alle belanghebbenden door aan te tonen dat de projectmanager zich inzet voor budgettaire verantwoordelijkheid.
Fases van kostenbeheersing in projectmanagement
Het beheersen van kosten in projectmanagement gaat in verschillende fases. Deze fases zorgen ieder voor hun eigen kostenverdeling.
1. Hulpmiddelen planning
Resource planning is één van de belangrijkste aspecten van elk project. In het beginstadium zoek je precies uit welke middelen je nodig hebt om alle werkzaamheden en activiteiten uit te voeren.
Dit omvat materialen, arbeid en (inhuur van) apparatuur. Work Breakdown Structures (WBS) en gegevens van soortgelijke projecten kunnen hierbij een grote hulp zijn.
Als je eenmaal goed inzicht hebt in de benodigde middelen, begin je met het opstellen van een begroting. Houd in gedachten dat tijdens het project onvoorziene zaken kunnen optreden. Denk aan materialen die niet voorradig zijn of waar je te maken hebt met prijsverhogingen. Een verhoging van de (huur)prijzen voor apparatuur of energie of uitval van manuren met hogere arbeidskosten tot gevolg voor eventuele vervanging. Het is belangrijk om flexibel te blijven en aanpassingen te maken.
2. Kostenschatting
Bij de kostenschatting of kostenraming maak je een voorspelling van de kosten van een project. De keuze van de methode wordt bepaald door de projectfase en aan de hand van informatie die op dat moment beschikbaar is.
Je kunt een globale kostenschatting maken aan de hand van vorige en soortgelijke projecten. Of je maakt gebruik van parametrische modellen die de projectkenmerken wiskundig weergeven.
Je kunt je begroting verfijnen naarmate er meer informatie beschikbaar komt. Overige onzekerheden dek je door een kostenpost te reserveren voor onvoorziene uitgaven en escalatie.
Kostenraming is een essentieel onderdeel van projectplanning en -beheer, en het is belangrijk de juiste methode te kiezen om ervoor te zorgen dat de raming zo nauwkeurig mogelijk is.
3. Kostenbegroting
De kostenschatting is een belangrijk onderdeel bij het opstellen van een projectbegroting, net als de projectplanning. De begroting vat zowel de periodieke als de totale kosten overzichtelijk samen.
Door tijdens de kostenschatting eerst de kosten van elk afzonderlijk onderdeel te begrijpen, ontwikkel je een nauwkeuriger totaalbegroting.
Uit het goedgekeurde totaalbudget kun je vervolgens een baseline maken. Deze baseline gebruik je om de werkelijke voortgang te meten ten opzichte van het oorspronkelijke plan. En waar nodig voer je een koerscorrectie uit.
Controle op de kosten houden
Bij kostenbeheersing stel je procedures in om de uitgaven en de voortgang van je bouwproject te monitoren. Het meet in feite verschillen tussen je begrote uitgaven en je werkelijke uitgaven.
Dit stelt je in staat om tijdig bij te sturen en de kosten tot een minimum te beperken. Kostenbeheersing is dus een belangrijk instrument dat je helpt om geld te besparen en je resultaat te verbeteren.
Tips bij het identificeren van kosten
- Stel de basiskosten van het project vast. Dit geeft je een referentiekader waaraan je alle toekomstige kosten afmeet.
- Heb je de basiskosten vastgesteld? Begin dan met het bijhouden van de daadwerkelijke kosten. Dit kan met behulp van een softwarepakket of gewoon door een spreadsheet van alle gemaakte kosten bij te houden.
- Hou ook wijzigingen in de scope van het project bij, aangezien een scope-wijziging vaak aanzienlijke invloed heeft op de kosten.
- Evalueer regelmatig de daadwerkelijke uitgaven om te bepalen waar de kosten uit de hand lopen.
Lees ook: 4 Typische uitdagingen in bouwprojectmanagement
Tips bij het verminderen of beheersen van kosten
- Soms is het lastig om uitgaven te beperken, bijvoorbeeld als je te maken hebt met noodzakelijke overheadkosten zoals huur en nutsvoorzieningen. In die gevallen loont het om te onderhandelen met leveranciers, zeker als er sprake is van een vroege betaling of bulkbestelling.
- Een andere kostenbesparende maatregel is het gebruik van technologie. Softwareprogramma’s stellen je in staat om taken te automatiseren, waardoor je minder kostbare arbeidsuren nodig hebt.
Tips bij het doorvoeren van kostenbeheersingsmaatregelen
- Stel realistische doelen. Te diep snijden in de kosten brengt de kwaliteit van je product of dienst in gevaar. Het kan ook leiden tot ontslagen en impact hebben op de moraal van je team.
- Zorg voor een alomvattende aanpak van kostenbesparing. Kijk naar alle domeinen waar je bouwproject uitgaven heeft.
- Communiceer kostenbesparende maatregelen met je team, zodat zij bijdragen aan het behalen van de gewenste resultaten.
Kostenbeheersing is dus essentieel voor het succes van elk project. Door te begrijpen wat kostenbeheersing is, hoe je kosten identificeert en bijhoudt en welke methodes uitgaven verminderen of helpen beheersen, neemt de kans op een succesvol bouwproject toe.
Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?
Meld je dan aan als Simjo tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.
