Een bouwproject complex? Het hoeft niet!

Bouwprojecten zijn vaak groot in omvang en budget en ze duren vaak lang. De situatie waarbinnen een bouwproject plaatsvindt, is ook vaak complex. Het gevolg hiervan is dat bouwprojecten regelmatig op een complexe manier worden aangestuurd. Soms zelfs complexer dan nodig.

Een bouwproject hoeft niet complex te zijn

Toch hoeft een bouwproject niet complex te zijn. Alle aanwezige variabelen zorgen natuurlijk wel voor een bepaalde mate van complexiteit. Maar juist vanwege die complexiteit zijn er bepaalde standaarden en werkwijzen in de bouw. Die zorgen ervoor dat projecten toch op een bepaalde gestructureerde manier verlopen. En daarom ligt de fasering in bouwprojecten behoorlijk vast.

5 Standaardfases in bouwprojectmanagement

Om die standaardwerkwijzes beter te begrijpen, lichten we hier de standaardfases in bouwprojectmanagement toe.

1. Projectinitiatiefase

Bouwprojecten starten meestal heel globaal met een opdracht, dit is de initiatiefase waarin je je opdracht definieert. Je constateert dat er wellicht een project aankomt en je gaat samen met je opdrachtgever om de tafel zitten. In deze fases kom je tot een concrete opdracht en een eerste aanname van kaders waarbinnen het project gerealiseerd moet worden.

2. Definitiefase

De fase daarna is de definitiefase. Hierin stel je een programma van eisen vast waarin je duidelijke doelen stelt en het project concreter maakt.

3. Ontwerpfase

Het programma van eisen is vervolgens de basis voor je ontwerpfase. Daarin ga je in subfases steeds verder iteratief naar een helder ontwerp toe. Denk aan een structuurontwerpfase, een voorlopig ontwerpfase, een definitief ontwerpfase en een technisch ontwerpfase. De uitkomst van dit geheel is dus een volledig uitgewerkt ontwerp.

4. Realisatiefase

Dit volledige ontwerp vormt de basis voor de uitvoeringsfase. In de uitvoeringsfase wordt het ontwerp daadwerkelijk gerealiseerd.

5. Nazorgfase

In de nazorgfase verwerk je eventuele openstaande punten die uit de oplevering naar voren komen.

6. Exploitatiefase

In deze fase neem je het ontwerp in gebruik en treedt vervolgens het reguliere beheer- en onderhoudsproces in werking.

Tip 1: comprimeren van fases niet altijd een goede keuze

Een bouwproject duurt vaak lang, dus bouwprojectmanagers zijn regelmatig op zoek naar hoe ze het project kunnen versnellen. In veel situaties kiest men voor het comprimeren van fases. Dat kan een oplossing zijn, maar maakt het wel complexer. Want als je fases samenvoegt, heeft dat effect op allerlei dwarsverbanden.

Wij merken vaak dat teams in de definitie- en ontwerpfase proberen te comprimeren. Vanuit risicobeheersing werken we echter niet voor niets met afzonderlijke fases. Iedere ontwerpstap brengt je project een stap verder, voegt meer details toe en geeft meer zekerheid over de planning en over de kosten. En dus ook over de risico’s.

Het comprimeren leidt ertoe dat je grotere ontwerpstappen in één keer doorloopt. Maar daar staat ook meer risico tegenover. En zo kun je achteraf concluderen dat het comprimeren uiteindelijk erin resulteert dat het werk niet meer past binnen je kaders. En dan gaat de tijdwinst gepaard met grotere risico’s.

Denk bijvoorbeeld aan je ontwerp in relatie met de benodigde vergunning, of een aanbestedingstraject dat impact heeft op je ontwerp. Draaien aan de ene knop resulteert in een aanpassing van de situatie elders in het project. Als je fases comprimeert, betekent dit dat er meer zaken parallel lopen. En daarmee nemen de risico’s in elke afzonderlijke fase ook toe. En dan is comprimeren niet meer altijd een logische keuze.

Tip 2: betrek vooraf alle disciplines bij besluitvorming

Het advies is dan ook om vooral aan het begin van een project heel goed na te denken over de afwegingen die je maakt en daar ook alle disciplines goed in te betrekken. Dus benader je project niet alleen vanuit de techniek of alleen vanuit de projectbeheerskant, vanuit planning of kosten.

Maar maak juist met je hele team de afweging over de impact van bepaalde keuzes. En als iedereen vanuit zijn eigen discipline akkoord is en je opdrachtgever zich er ook in kan vinden, beslis je.

Tip 3: laat ervaring je leidraad zijn, maar hou een open mind

Ervaring met bouwprojecten helpt enorm, zeker als je eerder een bepaald soort project hebt gerealiseerd. Als een bouwteam op elkaar is ingespeeld en als team een bepaalde ervaring heeft, dan heeft dat natuurlijk enorm veel voordelen. Want dat betekent dat je heel vaak de praktische gang van zaken van A tot Z doorloopt en dat je beter kunt inschatten wat er op je af komt. Het is dan ook makkelijker om risico’s in te schatten.

Toch zit daar ook een keerzijde aan. Want juist de ervaring kan bepaalde oogkleppen geven in hoe je een project benadert. Als je negen keer een project op een bepaalde manier hebt gedaan, dan ben je toch vaak geneigd het de tiende keer ook zo te doen. Terwijl er misschien juist op dat tiende project andere invalshoeken zijn. Of er spelen daar zaken die idealiter de aanvliegroute of benadering van zo’n project wijzigen.

Ervaring is enerzijds dus winst en aan de andere kant is het ook een risico. Daarom is het heel belangrijk om continu te evalueren als je een bouwproject doorloopt. Wat gaat er goed en wat kan er volgende keer beter? En hoe anticipeer je daar de volgende keer op?

Simjo maakt bouwprojectmanagement simpel

Omdat wij zelf ook nog werkzaam zijn in projectmanagement in de bouwsector, merkten we dat het beheer simpeler kon. Uiteindelijk hebben we Simjo ontwikkeld, dat bouwprojectmanagement vereenvoudigt. Dit merken we op twee vlakken.

• Enerzijds voorziet het in de Triple Constraint, dus de samenhang tussen scope, tijd en geld. Die samenhang is volledig ingebed in onze software, dus we zorgen er eigenlijk ongemerkt voor dat jij al jouw projectdata koppelt aan scope, tijd en geld.
• Daarnaast hebben we de software zo eenvoudig mogelijk ingericht. Het zorgt er voor dat je als gebruiker veel sneller en eenvoudiger aan de slag kunt met de software, zonder training.

Lees ook: 4 Typische uitdagingen in bouwprojectmanagement

Simjo bespaart tijd en vergroot de betrouwbaarheid van sturingsinformatie

Onze opdrachtgevers en gebruikers waarderen deze elementen en zien er inmiddels de voordelen van. Het scheelt ze enorm veel tijd en de data en sturingsinformatie is ook veel betrouwbaarder. Gebruikers (en wijzelf ook) kunnen er daadwerkelijk conclusies aan verbinden.

Gebruikers zien ook steeds meer dat we als bouwbranche in een enorme transformatie zitten. Dat is al een aantal jaar gaande met BIM (Building Information Management), die al om meer digitalisering vraagt. Maar zeker in de huidige tijd, waarin generatieve AI een steeds grotere rol speelt, zien we dat de kwaliteit en toepassingsmogelijkheden van data steeds belangrijker worden.

Lees ook: De toekomstige rol van AI in bouwprojectmanagement

Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?

Simjo is projectmanagement software, speciaal ontwikkeld voor projectmanagers en projectteams in de bouw. Bekijk hierhoe Simjo jouw werk vereenvoudigt. Of meld je aan als Simjo tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.