Hoe kies je de juiste projectmanagement software voor jouw bouwproject?
Ben je de trotse eigenaar of eigenaresse van een bouwbedrijf of werk je binnen een bedrijf of organisatie in de bouwsector? Dan overweeg je misschien om projectmanagement software voor jouw bouwproject te gebruiken.
Dergelijke software zorgt voor een betere organisatie, administratie en planning van je project. Ook maakt bepaalde software het bereiken van gestelde doelen een stuk eenvoudiger.
Maar wat is projectmanagement software precies en waar moet je op letten bij het aanschaffen ervan? In dit artikel delen wij graag een aantal handige tips met jou.
Wat is projectmanagement software?
Zowel bedrijven als organisaties en individuen gebruiken projectmanagement software om bedrijfsactiviteiten te plannen, organiseren en te beheren. Zo kom je het vaak tegen in de bouw, waar een goede planning noodzakelijk is om een project te doen slagen.
Welke projectmanagement software bestaat er zoal?
Aan keuze geen gebrek wanneer het gaat om projectmanagement software. Populaire voorbeelden van projectmanagementsoftware zijn Asana, Trello, Monday, Jira en Basecamp.
Projectmanagement software specifiek voor bouwproject
Sommige projectmanagementsoftware is echter ontworpen voor specifieke bedrijfstakken of doelstellingen zoals de bouwsector. Projectmanagers of aannemers gebruiken het om het project in goede banen te leiden.
De software wordt bijvoorbeeld gebruikt om specifieke taken te voltooien. Het is toegankelijk voor iedereen die betrokken is bij het project, zodat het eenvoudiger is de voortgang in de gaten te houden. Projectmanagement software is in staat om allerlei taken uit te voeren. Bij deze een kleine greep:
- Het opstellen van taken en takenlijsten
Met software kan het team dat betrokken is bij het bouwproject takenlijsten opstellen, deadlines vaststellen en de vorderingen nauwgezet volgen.
- Het opzetten van een kalender of een planning
Dit stelt het bouwteam in staat om een kalender te volgen, zodat de planning goed verloopt. Bovendien zie je dankzij dit overzicht meteen wat er allemaal nog gedaan moet worden.
- Het verbeteren van de communicatie
Projectmanagement software is zo ontworpen dat het betrokken team documenten kan delen en in staat is om samen te werken. Ook communicatie is eenvoudiger via dergelijke software.
- Tijdregistratie
Zowel uitvoerders als opdrachtgevers kunnen bijhouden hoeveel tijd ze aan opdrachten en projecten hebben besteed.
- Rapportage en analyse
Bepaalde software biedt gebruikers gegevens en inzichten om betere beslissingen te nemen en de voortgang en succes van hun taken te meten.
Welke voordelen biedt projectmanagement software?
Projectmanagement software voor je bouwproject gebruiken is om verschillende redenen een goed idee. Zo zorgt het voor een betere organisatie en loopt een planning vaak beter op schema.
1. In een oogopslag zien welke taken open staan
Betrokkenen zien namelijk meteen welke taken nog open staan, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer de deadline van bepaalde taken is. Daardoor zit iedereen sneller op één lijn zit en valt er niets meer tussen wal en schip.
2. Inzage in planning
Bovendien bevatten veel projectmanagementprogramma’s functies als kalenders, tijdlijnen en grafieken, die de voortgang van een project visualiseren. Dit komt uiteraard zeer goed van pas in de bouw.
3. Inzicht in issues en problemen
Ook brengt het specifieke gebieden waar een project achterloopt in kaart. Daardoor ben je sneller in staat om actie te ondernemen om het probleem te verhelpen.
4. Bevordert communicatie (ook op afstand)
Een ander voordeel van projectmanagementsoftware is dat het de communicatie en samenwerking tussen teamleden vergemakkelijkt. Veel tools bevatten functies als taakopdrachten, opmerkingen en het delen van bestanden. Die maken het voor teamleden gemakkelijker om informatie te delen en feedback te geven. Dit is met name nuttig voor teams op afstand, omdat het gemakkelijker is om contact te houden.
Bovendien is het zo eenvoudiger om vanaf verschillende locaties samen te werken. Want veel projectmanagement tools bevatten mobiele apps, die teamleden helpen om op de hoogte en productief te blijven, zelfs als ze niet achter hun bureau zitten.
5. Verhoging van productiviteit
Projectmanagement software draagt ook bij aan de efficiency van een bouwproject, doordat het ‘saai’ en ‘repetitief’ werk overneemt. Bepaalde taken kun je dan automatiseren, zoals het opstellen van rapportages. Dat scheelt je een hoop tijd en zorgen.
Kort samengevat helpt projectmanagement software bouwteams efficiënt te werken, hun deadlines te halen en projecten succesvol af te ronden. Daarnaast vergroot en verbetert het de transparantie en de communicatie tussen alle betrokkenen bij een bouwproject.
Lees ook: 5 Tips voor efficiënt projectmanagement met gebruik van tools
9 Tips bij het kiezen van projectmanagement software voor jouw bouwproject
Misschien overweeg je om projectmanagement software voor jouw bouwproject te gebruiken. Ga dan niet overhaast te werk. Hou rekening met de volgende factoren om een goede en weloverwogen beslissing te maken:
1. Let op het gebruiksgemak
De software moet eenvoudig te gebruiken zijn. Ingewikkeld taalgebruik en een slechte navigatie zijn geen goed teken. Overzichtelijke software is intuïtief in het gebruik en stelt teamleden in staat het beheer en gebruik snel eigen te maken.
2. Kies voor software met de juiste opties
Bedenk vooraf goed welke functionaliteiten de projectmanagement software moet hebben. Denk bijvoorbeeld aan visuele weergave in de vorm van grafieken, eenvoudige tijdregistratie opties, diverse manieren om takenlijsten te maken en te beheren en budgettering.
3. Kies voor software die eenvoudig is te integreren met andere software
Probeer software te vinden die kan integreren met diverse andere software en systemen waar je bedrijf al gebruik van maakt. Zo is het handig als je het kunt combineren met e-mail, Excel en een financieel management software programma.
4. Kies voor software met tools voor communicatie
Een goed software programma biedt mogelijkheden om eenvoudig en remote samen te werken, bijvoorbeeld via prikborden en teamagenda’s.
5. Let op de schaalbaarheid
Ga na of het softwareprogramma kan opschalen naarmate de omvang en complexiteit van jouw bouwproject toeneemt.
6. Kies voor rapportage en analyse mogelijkheden
Probeer software te vinden die rapportage- en analyse opties biedt om ervoor te zorgen dat je gemakkelijk informatie over prestaties kunt bijhouden, beoordelen en delen.
7. Let op de veiligheid
Zorg ervoor dat de softwareleverancier voldoende aandacht heeft besteedt aan veiligheid, zodat belangrijke gegevens nooit in gevaar komen.
8. Let op de kosten
Let op de kosten van de projectmanagement software. Daardoor weet je zeker dat het past binnen het budget van je bedrijf.
9. Kies voor goede klantenservice
Zorg ervoor dat de leverancier uitstekende ondersteuning en klantenservice biedt om je te helpen met alle vragen of problemen die zich kunnen voordoen.
Lees ook onze review van de beste bouwprojectmanagement software.
Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?
Simjo is projectmanagement software, speciaal ontwikkeld voor projectmanagers in de bouw. Bekijk hier hoe Simjo jouw werk vereenvoudigt. Of meld je aan als Simjo tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.
