De beste tips voor projectadministratie in de bouw

Projectadministratie in de bouw omvat het verzamelen, vastleggen, organiseren en beheren van alle documenten en informatie die relevant zijn voor een bouwproject.

Het belang van projectadministratie in de bouw

Projectadministratie is essentieel voor het soepel laten verlopen van bouwprojecten. Het biedt een duidelijk overzicht van alle aspecten van het project, van contractbeheer tot budgettering en planning. Een goed georganiseerde administratie stelt projectmanagers in staat om:

• Contracten en afspraken effectief te beheren.
• Een duidelijke planning te ontwikkelen en bij te houden.
• Nauwkeurig te budgetteren en kosten te beheersen.
• Materialen efficiënt in te zetten.
• Risico’s te identificeren en problemen te minimaliseren.
• Helder te communiceren en te rapporteren naar alle stakeholders.

Door aandacht te besteden aan deze aspecten, kunnen projectmanagers de controle over het project behouden, kosten besparen en de transparantie naar alle betrokkenen verhogen.

Kerncomponenten van projectadministratie

Nu je weet wat het doel is van projectadministratie, vraag je je misschien af wat je dan allemaal moet administreren. Hier zetten we de belangrijkste onderdelen graag voor je op een rij.

1. Contracten en afspraken

Alle contracten, overeenkomsten en afspraken met betrokken partijen hou je bij. Inclusief de contractduur, betalingsvoorwaarden en verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat alle contracten duidelijk, volledig en up-to-date zijn. Houd wijzigingen nauwkeurig bij en communiceer deze tijdig naar alle partijen.

2. Planning

Een gedetailleerde planning met de benodigde activiteiten, mijlpalen en deadlines stel je vast en hou je tijdens het project bij. Gebruik tools zoals Gantt-charts om de voortgang te visualiseren en bij te houden. Pas de planning aan wanneer nodig en informeer het team over wijzigingen.

Lees ook: de voordelen van een masterplanning voor jouw bouwproject.

3. Budgettering

Het vaststellen van het budget en het monitoren van de kosten van alle aspecten van het project. Zoals arbeidskosten, materiaalkosten, transportkosten en andere kosten. Monitor de uitgaven regelmatig en vergelijk ze met het budget. Identificeer afwijkingen vroeg en neem tijdig corrigerende maatregelen.

Lees ook: Budgetoverschrijding in bouwprojecten: aandachtspunten en tips

4. Materiaalbeheer

Het bijhouden van de hoeveelheid en de kwaliteit van de materialen die nodig zijn voor het bouwproject, inclusief de leveranciersinformatie en de kosten. Zorg voor tijdige bestellingen en leveringen om vertragingen te voorkomen. Controleer de kwaliteit van de ontvangen materialen en beheer de voorraad efficiënt.

5. Risicobeheer

Het identificeren van mogelijke risico’s en het opstellen van een plan om deze te beperken of te elimineren. Houd een risicoregister bij en evalueer de risico’s regelmatig. Wees proactief in het aanpakken van problemen voordat ze escaleren.

Lees ook: In vijf stappen naar een beter risicomanagement van het bouwproject

6. Communicatie

Het bijhouden van alle communicatie met betrokken partijen, zoals leveranciers, aannemers, opdrachtgevers en toezichthouders. Communiceer duidelijk, tijdig en transparant. Gebruik verschillende communicatiekanalen, zoals e-mail, vergaderingen en projectmanagementsoftware.

7. Rapportage

Het opstellen van periodieke rapportages over de voortgang van het project, inclusief de kosten, planning en mogelijke risico’s.

De 5 voordelen van projectadministratie in de bouw

Je kunt er natuurlijk voor kiezen bovenstaande onderdelen niet allemaal, of niet even grondig te administreren. Toch zijn er een aantal belangrijke voordelen als je je projectadministratie en informatiemanagement goed op orde hebt. We sommen ze hier voor je op.

1. Betere controle over het bouwproject

Met een goede projectadministratie heeft het projectteam een beter inzicht in de voortgang van het project. Het helpt om alle belangrijke aspecten van het project bij te houden, zoals de planning, budgettering en het beheren van risico’s. Hierdoor merk je eventuele problemen tijdig op en is het eenvoudiger het project op koers te houden.

2. Kostenbesparing

Door het bijhouden van de kosten en het monitoren van het budget, kun je tijdig ingrijpen bij overschrijdingen en eventuele wijzigingen, en kun je efficiënter werken.

3. Verbeterde communicatie

Als je alle belangrijke documenten en communicatie netjes bijhoudt helpt dit om de communicatie tussen de verschillende betrokken partijen te verbeteren. Ook voorkom je hiermee eventuele misverstanden.

4. Betere besluitvorming

Met een goede projectadministratie heb je als projectmanager toegang tot alle belangrijke informatie die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen. Hierdoor kun je de juiste keuzes maken op het juiste moment en ben je beter in staat het project op de meest effectieve manier aan te sturen.

5. Verhoogde transparantie

Alle documenten en informatie zijn beschikbaar voor de betrokken partijen, waardoor iedereen op de hoogte is van de voortgang van het project. Dit draagt bij aan een betere samenwerking.

Kort samengevat draagt goed informatiemanagement in de bouw bij aan een beter georganiseerd, efficiënter en succesvoller bouwproject.

Tips bij het opzetten van een projectadministratie in de bouw

Het opzetten van een projectadministratie is een belangrijke taak die je zorgvuldig moet uitvoeren. Hieronder volgen enkele stappen die je kunt volgen bij het opzetten van jouw bouwprojectadministratie.

• Definieer de doelstellingen van het project en de vereisten die nodig zijn om deze te bereiken. Maak een overzicht van alle belangrijke activiteiten die nodig zijn voor het project en de uit te voeren taken.
• Bepaal welke documenten en registraties essentieel zijn voor jouw project en zorg ervoor dat deze vanaf het begin aanwezig en up-to-date zijn.
• Stel een projectteam samen dat verantwoordelijk is voor het opzetten en beheren van de projectadministratie. Het helpt als die teamleden al enige ervaring hebben in projectmanagement van bouwprojecten.
• Kies geschikte projectmanagement software die je helpt overzicht en inzicht te krijgen in alles wat er moet gebeuren. Niet zeker welke software je nodig hebt? Lees ook: Hoe kies je de juiste projectmanagement software voor jouw bouwproject?
• Stel een gedetailleerd projectplan op met daarin alle uit te voeren activiteiten en de deadlines voor het voltooien ervan. Het projectplan moet een duidelijke planning, budgettering, risicobeheer en communicatieplan bevatten.
• Maak gebruik van checklists om ervoor te zorgen dat je niets over het hoofd ziet.
• Gebruik standaarden om de consistentie van de projectadministratie te waarborgen. Gebruik bijvoorbeeld standaard documenten en sjablonen of hanteer een standaard benadering voor het vastleggen van informatie.
• Documenteer en beheer alle documenten die betrekking hebben op het project, inclusief contracten, facturen, bestellingen, bouwtekeningen en correspondentie. Het is belangrijk om alle documenten op een gestructureerde manier op te slaan en te beheren.
• Monitor regelmatig de voortgang van het project en rapporteer de resultaten aan alle belanghebbenden. Maak rapporten met informatie over de voortgang van het project, de kosten, de planning en de risico’s.
• Zorg voor goede communicatie tussen alle betrokken partijen en zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de voortgang van het project. Maak ook duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheden van alle partijen.
• Evalueer de projectadministratie regelmatig en identificeer mogelijke verbeterpunten. Dit helpt je bij het verbeteren van de efficiëntie en de kwaliteit van de projectadministratie en kan bijdragen aan het succes van je bouwproject.

Lees ook: de 80/20 regel in bouwprojectmanagement

De meest voorkomende valkuilen

Hoewel een goede projectadministratie een belangrijk instrument is voor het succesvol uitvoeren van een bouwproject, zijn er ook enkele aandachtspunten om rekening mee te houden.

Onvoldoende betrokkenheid

Als de verschillende partijen niet voldoende betrokken zijn bij de projectadministratie, kan dit leiden tot onvolledige of onnauwkeurige informatie.

Onjuiste of onvolledige documentatie

Als de documentatie niet correct of onvolledig is, kan dit leiden tot vertragingen of onnauwkeurige beslissingen.

Onvoldoende gebruik van projectmanagement software

Software is een game-changer voor projectadministratie. Als de projectmanagement software niet goed wordt gebruikt of als het niet geschikt is voor het project, kan dit leiden tot fouten of onnauwkeurigheden in de projectadministratie. Het is daarom belangrijk om een geschikte software-oplossing te kiezen en ervoor te zorgen dat alle teamleden goed getraind zijn in het gebruik ervan.

Overweeg het gebruik van projectmanagementsoftware om:

• Processen te optimaliseren en handmatig werk te verminderen.
• Samenwerking en communicatie binnen het team te verbeteren.
• Real-time inzicht te krijgen in projectvoortgang, budgetten en risico’s.
• Documenten en informatie centraal en veilig op te slaan.
• Rapportages en analyses te automatiseren voor snellere besluitvorming.

Investeren in de juiste software kan de efficiëntie en effectiviteit van projectadministratie aanzienlijk verhogen.

Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?

Simjo is projectmanagement software, speciaal ontwikkeld voor projectmanagers en projectteams in de bouw. Bekijk hier hoe Simjo jouw werk vereenvoudigt. Of meld je aan als Simjo tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.

Simjo testen